Regulamin uczestnictwa w wyprawach

Ostatnia aktualizacja: 15 stycznia 2026

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy regulamin określa warunki uczestnictwa w wyprawach ekoturystycznych organizowanych przez supernova-arc sp. z o.o. z siedzibą w Białowieży, ul. Leśna 42, 17-230 Białowieża, wpisaną do KRS pod numerem 0000123456, NIP: 603-123-45-67 (dalej: „Organizator").
  2. Organizator jest wpisany do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych pod numerem 234/2014.
  3. Regulamin stanowi integralną część umowy zawieranej z uczestnikiem wyprawy.

§ 2. Definicje

  1. Wyprawa – usługa turystyczna organizowana przez Organizatora, obejmująca program określony w ofercie.
  2. Uczestnik – osoba fizyczna, która zawarła umowę uczestnictwa w wyprawie.
  3. Rezerwacja – zgłoszenie chęci uczestnictwa w wyprawie, potwierdzone wpłatą zaliczki.
  4. Przewodnik – osoba wyznaczona przez Organizatora do prowadzenia wyprawy.

§ 3. Rezerwacja i zawarcie umowy

  1. Rezerwacji dokonuje się poprzez kontakt e-mail z Organizatorem i potwierdzenie dostępności miejsca na wybranej wyprawie.
  2. Po potwierdzeniu dostępności uczestnik otrzymuje informacje o sposobie wpłaty zaliczki w wysokości 30% ceny wyprawy.
  3. Umowa zostaje zawarta z chwilą zaksięgowania zaliczki na rachunku Organizatora.
  4. Pozostałą część ceny uczestnik wpłaca najpóźniej 14 dni przed planowanym terminem wyprawy.
  5. W przypadku rezerwacji dokonanej na mniej niż 14 dni przed wyprawą, pełna płatność jest wymagana w momencie rezerwacji.

§ 4. Cena i zakres usług

  1. Cena wyprawy obejmuje świadczenia wskazane w opisie konkretnej oferty, standardowo: nocleg, wyżywienie, transport lokalny, opiekę przewodnika, bilety wstępu do parków i rezerwatów.
  2. Cena nie obejmuje: dojazdu do miejsca rozpoczęcia wyprawy, ubezpieczenia osobistego, wydatków osobistych uczestnika.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany ceny w przypadku wzrostu kosztów niezależnych (np. opłaty za wstęp do parków narodowych), o czym poinformuje uczestników przed zawarciem umowy.

§ 5. Rezygnacja uczestnika

  1. Uczestnik może zrezygnować z wyprawy w dowolnym momencie przed jej rozpoczęciem, składając oświadczenie na piśmie (e-mail).
  2. W przypadku rezygnacji Organizator potrąca następujące opłaty:
    • powyżej 30 dni przed wyprawą – zwrot 100% wpłaconej kwoty;
    • 21–30 dni przed wyprawą – potrącenie 30% ceny (zaliczka);
    • 14–20 dni przed wyprawą – potrącenie 50% ceny;
    • 7–13 dni przed wyprawą – potrącenie 75% ceny;
    • poniżej 7 dni przed wyprawą – potrącenie 100% ceny.
  3. Organizator rekomenduje wykupienie ubezpieczenia kosztów rezygnacji.
  4. Uczestnik może wskazać osobę, która przejmie jego rezerwację, bez dodatkowych opłat, pod warunkiem że osoba ta spełnia wymagania wyprawy.

§ 6. Zmiana terminu lub odwołanie wyprawy przez Organizatora

  1. Organizator może odwołać wyprawę w przypadku:
    • niezebrania minimalnej liczby uczestników (wskazanej w ofercie) – o czym informuje najpóźniej 14 dni przed terminem;
    • siły wyższej (warunki atmosferyczne zagrażające bezpieczeństwu, ograniczenia administracyjne, klęski żywiołowe).
  2. W przypadku odwołania wyprawy przez Organizatora uczestnik otrzymuje do wyboru:
    • pełny zwrot wpłaconej kwoty;
    • przeniesienie rezerwacji na inny termin tej samej wyprawy;
    • wykorzystanie wpłaconej kwoty na inną wyprawę z oferty.
  3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za koszty poniesione przez uczestnika w związku z przygotowaniem do wyprawy (np. zakup biletów lotniczych, sprzętu).

§ 7. Obowiązki uczestnika

  1. Uczestnik zobowiązuje się do:
    • przestrzegania poleceń przewodnika dotyczących bezpieczeństwa i programu wyprawy;
    • posiadania odpowiedniego wyposażenia i ubioru wskazanego w materiałach przygotowawczych;
    • poinformowania Organizatora o stanie zdrowia, alergiach lub ograniczeniach mogących wpływać na przebieg wyprawy;
    • przestrzegania przepisów obowiązujących na terenie parków narodowych i rezerwatów;
    • nienaruszania środowiska naturalnego i niepłoszenia zwierząt;
    • zachowania ciszy w sytuacjach wymaganych przez przewodnika.
  2. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone z własnej winy innym uczestnikom, Organizatorowi lub osobom trzecim.
  3. W przypadku rażącego naruszenia regulaminu lub poleceń przewodnika, Organizator może wykluczyć uczestnika z dalszego udziału w wyprawie bez prawa do zwrotu kosztów.

§ 8. Obowiązki Organizatora

  1. Organizator zobowiązuje się do:
    • realizacji programu wyprawy zgodnie z opisem w ofercie, z zastrzeżeniem możliwych modyfikacji wynikających z warunków terenowych lub atmosferycznych;
    • zapewnienia opieki wykwalifikowanego przewodnika;
    • zapewnienia świadczeń objętych ceną wyprawy;
    • posiadania ubezpieczenia OC organizatora turystyki.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do modyfikacji programu wyprawy, jeśli wymagają tego warunki terenowe, pogodowe lub bezpieczeństwo uczestników. W takim przypadku Organizator dołoży starań, aby zapewnić alternatywne atrakcje o porównywalnej wartości.

§ 9. Ubezpieczenie

  1. Organizator posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej organizatora turystyki oraz gwarancję ubezpieczeniową na wypadek niewypłacalności.
  2. Organizator rekomenduje wykupienie przez uczestnika:
    • ubezpieczenia następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW);
    • ubezpieczenia kosztów leczenia (w przypadku wypraw zagranicznych);
    • ubezpieczenia kosztów rezygnacji.
  3. Na życzenie Organizator może wskazać polecanych ubezpieczycieli.

§ 10. Odpowiedzialność

  1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za:
    • niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy wynikające z działania siły wyższej;
    • niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy wynikające z winy uczestnika;
    • rzeczy pozostawione lub zgubione przez uczestnika podczas wyprawy;
    • zachowanie dzikich zwierząt (brak gwarancji obserwacji konkretnych gatunków).
  2. Organizator ponosi odpowiedzialność za nienależyte wykonanie umowy zgodnie z ustawą o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych, chyba że niewykonanie jest spowodowane przyczynami wskazanymi w ust. 1.

§ 11. Reklamacje

  1. Uczestnik ma prawo złożyć reklamację w przypadku nienależytego wykonania umowy.
  2. Reklamację należy złożyć na piśmie (e-mail: [email protected]) w terminie 30 dni od zakończenia wyprawy.
  3. Reklamacja powinna zawierać: dane uczestnika, termin i nazwę wyprawy, opis niezgodności, oczekiwania wobec Organizatora.
  4. Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 30 dni od jej otrzymania.

§ 12. Warunki uczestnictwa osób niepełnoletnich

  1. Osoby poniżej 18. roku życia mogą uczestniczyć w wyprawie wyłącznie pod opieką rodzica lub opiekuna prawnego albo za jego pisemną zgodą, w towarzystwie wyznaczonej osoby dorosłej.
  2. Niektóre wyprawy mają określony minimalny wiek uczestnika ze względu na wymagania kondycyjne lub charakter programu. Informacja ta jest zawarta w opisie wyprawy.

§ 13. Ochrona danych osobowych

  1. Administratorem danych osobowych uczestników jest Organizator.
  2. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych znajdują się w Polityce prywatności oraz Informacji RODO.

§ 14. Prawa własności intelektualnej

  1. Materiały udostępniane przez Organizatora (opisy wypraw, zdjęcia, materiały edukacyjne) są chronione prawem autorskim.
  2. Wykorzystanie materiałów w celach innych niż prywatne wymaga pisemnej zgody Organizatora.

§ 15. Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych.
  2. Ewentualne spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora, chyba że uczestnik jest konsumentem – wówczas właściwy jest sąd wybrany przez konsumenta zgodnie z przepisami.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu. Zmiany nie dotyczą umów zawartych przed ich wprowadzeniem.
  4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 15 stycznia 2026 r.